Les associations inscrites dans des partenariats financiers et opérationnels se doivent de communiquer de manière transparente avec les acteurs impliqués dans leurs projets. Cette visibilité sur leurs activités est en partie rendue possible par la collecte et la valorisation d’indicateurs de suivi.

Les indicateurs sont choisis en fonction de l’utilisation que l’on souhaite en faire, toutes les données n’étant pas nécessairement pertinentes par rapport aux objectifs et au champ de l’évaluation. Pour les associations disposant de petits moyens, le temps de collecte et de traitement des données peut être vécu comme une contrainte.

Les outils de collecte

En fonction des projets, du secteur d’activité de l’association, il existe de nombreux outils facilitant la collecte des indicateurs.
Simples tableaux, logiciels spécifiques, solutions en ligne, nombreuses sont les offres à destination des associations. L’option la plus basique consiste en la tenue d’un fichier sous forme de tableau via un logiciel de traitement de texte. Mais, pour des questions de classement et tri des informations collectées, il est préférable d’avoir recours à un tableur. Ces deux options restent adaptées tant que l’association n’exerce que peu d’activités.
Pour les structures plus avancées, on a recours à des logiciels métiers ou de gestion de base de données.

ATTRIBUTION DE SUBVENTION : OBLIGATIONS DES ASSOCIATIONS 

Tableurs :
〉 Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Sheets, …

Gestion de base de données :
〉 OpenOffice Base, Microsoft Access

Exemples d’applications : 
〉 Tableaux de suivi des activités
〉 Fiches d’heures
〉 Feuilles d’émargement
〉 Fiches publics : âge, lieu de résidence, adhésion, …

L’évaluation : une démarche porteuse de sens

Au sein des associations et dans une perspective de développement, les indicateurs sont porteurs d’enjeux en termes d’action, de capitalisation des pratiques et de communication.

Action :
Les informations fournies aident à la prise de décision : valider, invalider l’action, la réajuster, etc. L’analyse des données liées aux ressources humaines, matérielles et financières allouées influe sur les modalités de mise en oeuvre des actions. Concernant les bénéficiaires, elles permettent d’affiner la connaissance des publics, de leurs besoins, de leur ressenti ou de leurs difficultés.

Capitalisation des pratiques :
L’évolution des indicateurs dans le temps permet de distinguer des tendances qui peuvent être croisées avec les compétences et les modes opératoires de l’association.
Il devient ainsi possible de repérer l’impact d’éléments tels des départs de bénévoles ou salariés, la mise en place d’outils ou applications.

Communication :
La collecte et l’analyse de données sont des temps d’échanges entre les différents intervenants mais aussi d’information sur les résultats des actions et les perspectives d’avenir.
Présentés sous formes de tableaux ou autres graphiques, ils constituent la base des projets associatifs, rapports d’activités, bilan de financement et supports de communication de l’association.

Un mot d’ordre pour évaluer : la rigueur

La démarche doit donc être amenée de manière pédagogique et pertinente (en prenant en compte le montant de la subvention allouée par exemple) afin d’éviter qu’elle génère de tâches d’une lourdeur excessive sur le déroulement des actions.

La collecte des données pour être efficace doit être systématique et rigoureuse. Appliqués à un projet, les indicateurs doivent être définis dès la phase de conception afin de se doter des outils qui permettront de les renseigner tout au long de l’action.