♦︎ Rédigé par Claudia ZIM-IOU-SIÉ, Responsable Projets & Coordination, Chambre des associations. 

La base d’une mobilisation réussie, c’est l’organisation. 
Le cadre imposé pour la mise en place de votre assemblée générale figure dans vos statuts ou votre règlement intérieur si vous en avez un. Il  définit les modalités de convocation (participants, délais, modes de convocation, etc.). 
Les 2 premières étapes : savoir quand et où elle aura lieu.

Choix de la date et de l’horaire

L’AG est un temps d’information, d’échanges et de prise de décisions. L’organiser trop longtemps après que les actions à voter aient débuté, réduit la place laissée à l’implication des membres dans la conduite du projet associatif. 

Généralement programmées les week-ends et veilles de week-ends, elles peuvent aussi avoir lieu la semaine en soirée. Certaines dates ou périodes peuvent être à éviter : vacances scolaires, veilles de jours fériés ou de week-end prolongés. 

Si le choix de la date ne semble pas évident, il peut être soumis au vote des membres, notamment via des outils de planification de réunions en ligne (Doodle, Framadate, Moreganize, …)

Annoncer la date de l’AG avant l’envoi des convocations permettra de faire plusieurs rappels étalés sur la durée en utilisant différents supports.

Quelques structures en capacité de prévoir sur le long terme annoncent la date et le lieu de la future AG d’un an sur l’autre. D’autres prévoient l’AG tous les ans à la même période ou encore favorisent la venue de leurs me membres par des solutions de garde d’enfants durant le temps de l’AG.

Choix du lieu

Le lieu idéal dépendra du type d’évènement que l’on souhaite organiser, du public à accueillir. Il devra être connu et confirmé pour l’envoi des convocations. Ce qui implique de se rapprocher assez rapidement des lieux d’accueil souhaités afin de connaitre les modalités et délais de réservation.

Certaines caractéristiques pourront être mises en avant :

• Facilité d’accès : transports communs, accessibilité des personnes à mobilité réduite, possibilité de stationnement
• Capacité d’accueil
• Équipement : matériel audio-vidéo, informatique, mobilier, …
• Convivialité et attractivité 

Différents lieux peuvent se prêter à la tenue d’une AG : salles de réunion, lieux d’exception (monuments, établissements culturels, restaurants, fermes, …).

En fonction de la ville où se trouve l’association le coût de la location pèsera plus ou moins lourd sur le budget. Quelques options moins onéreuses sont possibles : être accueilli par une autre association ou structure (échange de visibilité), maisons des associations et autres équipements publics.